Tratamiento de datos personales en el trabajo: claves para que tu empresa cumpla con las normativas actuales y futuras

Tratamiento de datos personales en el trabajo: lo que tu empresa debe regularizar hoy

En el entorno empresarial actual, la protección de datos personales ha emergido como un pilar fundamental no solo por la obligación legal, sino también por el cuidado de la reputación y la confianza que los empleados depositan en la empresa. En Chile, donde las regulaciones están en fase de modernización, es imperativo que las organizaciones tomen medidas proactivas para cumplir con las leyes vigentes y futuras que regulan el tratamiento de datos personales en el ámbito laboral.

Realidad regulatoria chilena

El marco normativo chileno en cuestión de protección de datos personales está en proceso de transformación significativa. Actualmente, las empresas deben cumplir con la Ley N°19.628 sobre Protección de la Vida Privada y el Código del Trabajo, los cuales establecen parámetros básicos de manejo de datos personales. Sin embargo, la entrada en vigor de la Ley N°21.719 en diciembre de 2026 promete modernizar el sistema, imponiendo requisitos más estrictos en cuanto a transparencia, seguridad y responsabilidad.

En este contexto, el tratamiento de datos personales en el trabajo, que incluye desde la gestión de postulaciones hasta la terminación laboral, debe regularizarse de manera urgente. Este cambio no es simplemente una cuestión de cumplimiento legal; es una estrategia preventiva para evitar riesgos y sanciones que podrían afectar gravemente a la empresa.

Elementos clave en la regularización de datos personales

Inventario de datos laborales

El primer paso para cualquier empresa es realizar un inventario detallado de los datos que recopilan sobre sus trabajadores, postulantes, y otros asociados. Este inventario debe incluir la identificación de qué tipos de datos se manejan, cómo se obtienen, con qué finalidad, quiénes tienen acceso a ellos, y los plazos de conservación.

Base de licitud y consentimiento

Toda actividad de tratamiento de datos debe estar respaldada por una razón legal válida y una finalidad claramente definida. Aunque no siempre se requiere el consentimiento expreso del trabajador, es vital que las empresas comprendan cuándo es necesario, especialmente en el manejo de datos sensibles como biométricos o de salud.

Políticas de privacidad y contratos

Las políticas de privacidad específicas para el área de Recursos Humanos deben ser claras y comprensibles, detallando cómo se manejarán los datos en diferentes situaciones como reclutamiento, remuneraciones o evaluación de desempeño. Asimismo, todos los contratos con proveedores que manejen datos personales deben incluir cláusulas precisas sobre el tratamiento y la seguridad de esos datos.

Gestión de datos sensibles y trazabilidad

Los datos relacionados con la salud, la afiliación sindical, y la biometría requieren un manejo particularmente cuidadoso, dado que son considerados sensibles. Se deben implementar controles de acceso estrictos y registrar quiénes acceden a estos datos para asegurar que se utilicen solo cuando sea absolutamente necesario.

Retención y eliminación

Definir claramente los plazos de retención de documentos y datos personales, así como los procedimientos para su eliminación segura, es esencial para mitigar riesgos legales y garantizar que el manejo de información no se vuelva obsoleto o ilegal.

Implicancias prácticas para las empresas

Implementar correctamente estas medidas no solo protege a la empresa de posibles sanciones bajo la nueva Ley N°21.719, que prevé multas de hasta el 4% de los ingresos anuales y otras severas consecuencias, sino que también fortalece la integridad y reputación corporativa.

Empresas que han invertido adecuadamente en la regularización y gobernanza de sus datos laborales están mejor preparadas para enfrentar auditorías y, lo que es más importante, para generar un ambiente de confianza y seguridad entre sus empleados. Esto se traduce en una base de datos laboral robusta y confiable, que puede ser un activo para la gestión estratégica de recursos humanos.

Cambios con la nueva ley: una mirada al futuro

La Ley N°21.719 introduce el concepto de responsabilidad proactiva, obligando a las empresas a no solo reaccionar ante las obligaciones, sino a anticiparse a ellas. Esto significa más transparencia, mejor fundamentación del consentimiento, y un control más riguroso sobre el uso de tecnología y proveedores externos que manejen datos personales.

Las empresas tendrán que realizar evaluaciones de impacto y ajustar sus protocolos internos para estar alineadas con las normativas modernas que exigen más de las organizaciones en términos de protección de datos.

Conclusión

La protección de datos personales en el lugar de trabajo es una necesidad ineludible para las empresas chilenas en la actualidad. Las regulaciones no solo buscan proteger a los individuos, sino también alcanzar un equilibrio justo en las relaciones laborales, donde el respeto por los derechos de privacidad debe ser omnipresente.

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